わかりやすい資料作りのシンプルな方法と思考ポイント

仕事をしているとたくさんの資料を作成することがあります。

ITエンジニアは、設計書から手順書、バグの調査結果などなど本当にたくさんの資料を作ります。

チームで作業を行うので、こういうのがあるかないかで時間をものすごく短縮ができます。

資料作りに定評がある私が、わかりやすい資料の作り方について気を付けていることやポイントを紹介します。

シンプルな思考でまとめて、シンプルなルールで書く

ITエンジニアと資料の深い関係

ITエンジニアだと、様々な工程で色々な資料を作成する機会があり、要件定義、基本設計、詳細設計、テスト設計書　など多く作成します。

それが成果物になることもあります。

成果物になるものは、だいたいの現場であるルールやフォーマットに合わせればよいです。
たまに、ルールもフォーマットもないこともありますが、それはまた別の機会に。

完全にフリーフォーマットの調査した結果を共有するための資料や環境構築の手順などをまとめた資料を作成したりもあります。

さまざまな資料を作成し、それによって仕事をスムーズに進めることもできます。
まずはシンプルにやることからはじめましょう。

基本的にどんなものでも、エクセルで作ってしまうのでエクセルを基準にしてます。

・スクリーンショットを用いる。
→画面をそのまま張ってしまおう。
→Snipping Toolとかつかって関連画像を張り付けていこう。
→難解文章よりもわかりやすい。
→状況を文章にする手間も省ける。

・とりあえず、雑多につくってあとでいらないのを消していく。
→作っていくうちに思考が整理される。
→話してて途中で自分で気づくのと一緒。
→必要なものを集めちゃうと、案外いらないものや重複に気づける。

・１Sheet に無理やり収めようとしない。
→諦めて次のSheet にしてしまうのもよい。

・文字の色を固定する。
→大事な文字は赤。リンクは青。ファイル名は水色。Sheet名は緑。
→イメージに近い色がよい。

・吹き出しの色を固定する。
→確定事項は薄いオレンジ。未解決事項は、薄い水色。など
→２色くらいがよい。

・Sheet には名前を付ける。
→あとで見返してもわかるように、人に送ってもわかるように。

・いらない Sheet は削除する。
→余計なものは、どんどん削除する。
→必要な情報だけにする。
→視界にはいる情報が減るだけでも理解度は上がる。

上記のようなルールを基本として作っています。

大事なのは、自分が作る資料はすべて同じルールで作るということです。

メリットとしては、
直感的に色で判断出来るため
見ながらの説明していても「これなんだっけ？」というのは減ります。

手順などをよく作る場合は、
後で見た人も直感的に理解しやすいようになってきます。

色を少なくするなど
資料の構成やテクニックなどは、機会があれば書こうと思いますが、
案外、シンプルなルールだけでも、わかりやすさって大きく増すはずなので
悩んでいる方がいれば、シンプルなことからやってみてください。

若いうちに
思うがままに試して他者の反応をうかがう。
一度作ったものを少し忘れた数か月後見返して、どういうところが分かり難いと思ってしまったかを感じる。
を意識して行い続けることが、
わかりやすい資料を早く作る近道だと思います。

読んで頂き、ありがとうございます。
この記事が誰かにとって、一つの参考となれば幸いです。
私自身、これからも好奇心・感謝・努力を忘れずに精進していきます。